Como organizar documentos e papéis?

Texto de Kalinka Carvalho

A organização de documentos e papéis é trabalhosa e requer tempo e disposição. Você já pagou alguma multa por ter esquecido o pagamento de uma conta? Pois é, por isso que precisamos criar uma rotina para organizá-los.

Se for a primeira que você for organizar documentos e papéis, terá mais trabalho, mas depois deixará tudo organizado e só precisará manter. Combinado?

Escolha um dia que esteja mais sossegado, junte todos os documentos e os papéis espalhados pela casa ou pelo escritório. Programe em sua agenda uma tarde para começar a colocar em ordem a papelada, como se fosse um compromisso.

Existe um método chamado popularmente por REGRA DE EISENHOWER. É bem simples separe quatro pilhas: jogar fora, delegar, resolver e agir.

Defina o que é realmente importante e o que deve ser descartado. Faça as perguntas básicas:
• O que é realmente necessário manter?
• É necessário por razões legais ou tributárias?
• Tenho algum apego emocional?

Para conseguir eliminar muitas coisas, lembre-se que, se você puder obter a mesma informação na Internet, não precisa do impresso.

Depois separe e categorize (organize)

• Contas a pagar
• Contas pagas
• Documentos Pessoais (Certidões, Diplomas, Certificados)
• Documentos de Carros, Imóveis, Seguros
• Recibos e Notas Fiscais
• Cartas e lembranças
• Garantias e Manuais
• Revistas/Jornais
• Trabalhos escolares
• Cartões e Guias
• Exames/Receitas
• Extratos Bancários
• Receitas de Culinária / Recortes
• Etc.

Depois vem a questão: Onde e como arquivar a papelada? Existem pastas e arquivos de diversos tamanhos e cores nas papelarias, compre o suficiente para guardar tudo. Coloque os itens separados por categoria em gavetas ou caixas. Use etiquetas para identificá-los.

Veja os documentos que você deve guardar com muito cuidado

• Escrituras
• Certidão de casamento/nascimento/óbito
• Registro e títulos do carro – enquanto o carro for seu
• Cópia da carteira de motorista
• Certificado de reservista
• Cartões do INSS
• Passaportes
• Documentos legais de todos os tipos

Prazos para guardar documentos

• Recibos de cartão de crédito, pequenas compras e depósitos bancários – durante um mês.
• Canhotos de talão de cheque e extratos bancários/cartão de crédito/investimentos – durante um ano.
• Apólice e cartão do seguro do carro – durante um ano após o término do serviço.
• Contas de água, luz, telefone, gás, etc. – durante cinco anos.
• Recibos de pagamentos de convênios médicos, mensalidade escolar, pagamento de cursos livre, comprovantes de pagamento de cartões de crédito, recibos de diárias de hotéis, cheques cancelados – durante cinco anos.
• Comprovantes de pagamento de aluguel e contrato de conta de imóveis – durante o período do contrato e mais cinco anos depois que sair.
• Contas de condomínio – todo o tempo que você morar no imóvel e mais dez anos depois que sair do imóvel.
• Declaração de imposto de renda, registro de imóveis, testamentos e holerites, documentos pessoais – guardar para sempre.

Dicas para usar, depois de organizar documentos e papéis

Tenha uma caixa de entrada onde colocará todos os papeis, contas, cartas para depois triar e separar. Revise sempre o arquivo e jogue fora tudo que não precisa mais, como contas do ano passado ou manuais de itens já descartados. Só utilize o termo, “diversos” para itens que não se encaixam em nenhuma categoria.

Importante! Rasgue todos os papéis dispensáveis que contenham dados pessoais de identificação ou senhas bancárias. Não se preocupe em criar o sistema de organização PERFEITO. Uma vez você tenha montado seu sistema, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade. Digitalize documentos e comprovantes, a fim de reduzir espaço.

Boa organização! Não imprima este post, será um papel a mais, quando precisar relembrar as dicas, entre novamente no blog e compartilhe!